Desde hace apenas unas semanas he comenzado a utilizar unas aplicaciones web para gestión de tiempo que me están resultando la mar de útiles. Por un lado Todoist me ayuda a llevar un control de las tareas pendientes para no tener un montón de listas perdidas por ahí. Por otro, Toggl me permite llevar cómodamente un registro del tiempo dedicado a cada una de ellas, agrupadas de forma práctica por clientes y proyectos.
A pesar de no ser alguien desordenado, siempre me ha resultado costoso y pesado combinar la concentración en mis tareas laborales diarias con el control de tiempos y el mantenimiento de las tareas pendientes importantes en mente. Esto se complicó, por supuesto, cuando empecé a trabajar por mi cuenta.
Así que un buen día aproveché que tenía tiempo y me puse a buscar herramientas que pudieran ayudarme a organizarme. Comencé tirando del hilo de Toggl, una recomendación de un amigo.
Toggl, en busca del tiempo encontrado
Toggl es un time-tracker en forma de web app —aplicación a la que accedemos a través de un navegador web—, que también está disponible para dispositivos móviles. Supersencillo. Lo único que hay que hacer es ponerle nombre a una tarea, seleccionar proyecto asociado y darle al botón de “Start”. Una vez finalizada la tarea le das al botón de “Stop” y queda registrado el tiempo dedicado (junto a la fecha, hora de inicio y hora de finalización).
También podemos introducir manualmente los datos, por ejemplo, si no teníamos a mano la aplicación en el momento de realizarla. Otra opción es la de modificar un registro previamente guardado: cambiar la hora de inicio, de finalización o la fecha, si por algún caso nos hemos equivocado o se nos ha olvidado detener el contador.
Aunque no está disponible en español, el funcionamiento es bastante sencillo. Lo único que encuentro algo complicado es crear clientes, ya que la opción aparece junto con las etiquetas (tags) y los grupos (user groups) en “Workspace Settings”, submenú de la última opción del menú principal.
Una vez creado un cliente vamos a la pestaña “Projects” y allí creamos un proyecto nuevo y lo asociamos con su cliente. De esta forma podemos tener todos nuestros proyectos organizados por clientes y listos para asociar a nuestras nuevas tareas, en cuanto lo necesitemos. Podemos hacer uso de los colores para aplicar uno a cada proyecto para distinguirlo mejor. También nos permite añadir miembros a nuestro equipo y crear grupos, según proyectos, si trabajamos en colaboración con otros.
Sin embargo, lo que hace realmente potente a esta herramienta son los informes (Reports). Podemos listar tiempos por equipo, cliente, proyecto, etiqueta y franja temporal. Eso nos permite, por ejemplo, calcular el tiempo dedicado a un proyecto (el mantenimiento de una web, por ejemplo) a lo largo de un trimestre. O también calcular las horas de un miembro del equipo dedicadas a una fase concreta de un proyecto, utilizando etiquetas.
La versión pro ($5 al mes al escribir estas líneas) te permite también, entre otras cosas, asignar una tarifa independiente a cada tarea sobre la marcha.
Todoist, para organizarte mejor el día a día
El verdadero cambio, sin embargo, vino de la mano de Todoist, un gestor de tareas muy práctico: te permite mantener un flujo constante de altas, bajas y cambios de tareas.
Para muchos profesionales —sobretodo si trabajamos por nuestra cuenta— es básico organizarnos el trabajo. Para ello es excelente un lugar donde reunir todas las tareas que tenemos que hacer y donde podamos agruparlas por proyectos y clientes, marcarlas como realizadas o pasarlas a un día diferente o a otro proyecto. En muchos de los trabajos que realizamos hoy en día, el hacer anotaciones en la agenda de papel no es suficientemente ágil.
Como ya suele ser habitual, todo esto está en la nube y podemos acceder a nuestro gestor desde el móvil, la tablet, una app en el portátil o desde cualquier ordenador con un simple navegador web. Existen también extensiones para los navegadores más comunes (Firefox, Chrome) o para gestores de correo (Thunderbird, Outlook, Gmail) que nos facilitarán aún más algunas tareas.
Como Toggl, Todoist también nos permite asociar tareas a proyectos. Los proyectos se pueden anidar unos dentro de otros por lo que podemos utilizar este sistema tanto para agrupar tareas similares dentro de un proyecto como para agrupar proyectos dentro de un “cliente”. La propia figura de “cliente” no existe en la aplicación, pero podemos utilizar el primer nivel (o segundo, como queramos) para asociarlo mentalmente a “clientes”. La forma de gestionar estos proyectos es bastante intuitiva y en este caso la interfaz es en español.
Crear una tarea es relativamente sencillo. Lo único que tenemos que tener en cuenta es introducir un nombre lo suficientemente descriptivo y asociarla al proyecto correspondiente. También podemos seleccionar el nivel de prioridad (de 1 a 4) y por su puesto la fecha —y hora si corresponde—. Precisamente en la introducción de la fecha/ hora Todoist nos permite crear tareas periódicas con un espectro muy completo y además utilizando frases coloquiales que no son difíciles de aprender. En este punto, para mí es especialmente práctico que una tarea periódica —cada día laboral a las 8 de la mañana, por ejemplo— sólo aparezca cuando la anterior ya haya sido completada —cuando marquemos la del lunes como completada aparecerá la del martes.
La aplicación es bastante configurable y también nos permite seleccionar la vista por tareas de hoy, de los próximos 7 días, por cliente o proyecto, etc. En la versión Premium (23€/año al escribir esto) podemos también asignar a las tareas etiquetas, notas, recordatorios —por mail o notificaciones push a nuestros dispositivos móviles—, filtros, etc. además de poder añadir tareas directamente desde un mensaje de coreo electrónico.
La sincronización de Todoist con Toggl
Una de las razones por las que estoy usando conjuntamente Toggl + Todoist es por la potencia que me ofrece poder asociar el contador del primero con la lista de tareas y estructura cliente-proyecto del segundo. Desde hace unos meses Toggl y Todoist se integran para que desde el último podamos activar el cronómetro de Toggl y asignarle un proyecto (e incluso una etiqueta) a la tarea. Por ahora sólo he podido hacerlo funcionar en el navegador Chrome, pero es realmente una característica útil. Lo único que hay que tener en cuenta es mantener simétricos y actualizados los dos sistemas de etiquetar clientes y proyectos. Es decir, cuando añadimos un nuevo cliente y/o proyecto en Todoist, también lo añadiremos en Toggl y lo mismo haremos cuando realicemos un cambio por cualquier razón.
Conclusión
Si trabajas a la vez en varios proyectos o tienes además tareas de gestión y mantenimiento es posible que Todoist sea una herramienta bastante útil para ti. Te ayudará a mantener todas tus tareas pendientes organizadas y a que no se te pase ninguna.
Con Toggl llevarás la cuenta del tiempo dedicado a cada tarea o proyecto, por lo que podrás calcular con más facilidad presupuestos y planificar y distribuirte mejor el trabajo diario.
Hola Jose, gracias por tu artículo. He estado probando un poco ambas herramientas y las voy a empezar a utilizar en mi día a día.
He encontrado una forma de sincronizar ambas a través de una tercera herramienta que se llama Zappier.
Puedes conectar ambas cuentas, y muchas más, para que automáticamente se sincronicen proyectos o etiquetas .
Yo lo estoy intentando, pero por el momento no le he conseguido. A ver si te animas y haces un post comentando el poceso.
Hola Adrián!
Gracias por la sugerencia con el tema de Zappier. No lo conocía pero he echado un vistazo y lo investigaré cuando tenga un rato. Si lo encuentro útil seguramente me animaré a publicar una entrada sobre cómo utilizarlo con Todoist y Toggl. Estaría muy bien que se pudieran sincronizar los proyectos, ahorraría tiempo y evitaría algún que otro quebradero de cabeza 🙂
Me alegro de que te haya sido útil el artículo y gracias por comentar.